La trazabilidad documentaria en SST: la diferencia entre “cumplir” y demostrar cumplimiento ante SUNAFIL
En seguridad y salud en el trabajo (SST), no basta con hacer las cosas bien. En una fiscalización, auditoría o inspección, lo que realmente se evalúa es la capacidad de la empresa para demostrar, de manera objetiva y verificable, que cumple con la normativa vigente. Aquí es donde entra en juego un concepto clave —y muchas veces subestimado—: la trazabilidad documentaria.
¿Qué es la trazabilidad documentaria en un sistema de gestión SST?
La trazabilidad documentaria es la capacidad de reconstruir, paso a paso, cómo un requisito legal:
fue identificado,
fue implementado,
fue comunicado,
fue ejecutado, y
fue registrado y controlado en el tiempo.
En términos simples:
es la línea continua que conecta la norma con la evidencia.
Un sistema SST sin trazabilidad puede existir “en el papel”, pero no resiste una auditoría de SUNAFIL.
De la norma al registro: el “camino de la evidencia”
Un error frecuente es ver los documentos SST como archivos aislados.
En realidad, SUNAFIL espera ver una cadena lógica y coherente:
Requisito legal identificado
(Ley 29783, reglamentos, normas sectoriales, etc.)Documento del sistema
(política, procedimiento, instructivo, matriz)Ejecución en campo
(inspección, capacitación, evaluación, control)Registro generado
(actas, checklists, reportes, evidencias fotográficas)Seguimiento y control
(acciones correctivas, responsables, plazos, cierre)
Cuando uno de estos eslabones falta, la trazabilidad se rompe.
Registros sin contexto: el error más común en auditorías
Muchas empresas presentan:
carpetas llenas de documentos,
listas de asistencia sin contenido,
formatos correctamente llenados pero sin relación entre sí.
Desde el punto de vista del auditor, eso genera una alerta inmediata:
“Existen documentos, pero no se evidencia un sistema de gestión operativo.”
La trazabilidad no se trata de cantidad de archivos, sino de relación entre ellos.
La trazabilidad como herramienta de defensa legal
En una fiscalización, los registros SST no solo cumplen una función preventiva, también cumplen una función legal.
Un sistema con buena trazabilidad permite:
demostrar diligencia del empleador,
sustentar decisiones técnicas,
reducir la calificación de infracciones,
y, en muchos casos, evitar sanciones mayores.
Cuando la información es clara, ordenada y coherente, la carga probatoria se fortalece.
Beyond Zero: menos papeles, más criterio y mejor evidencia
Desde un enfoque Beyond Zero, la trazabilidad documentaria no es burocracia.
Es criterio aplicado, lectura real del riesgo y capacidad de demostrar control.
Un sistema SST maduro no pregunta:
“¿Tenemos el documento?”
Pregunta:
“¿Podemos demostrar que esto se hizo, se controló y se mejoró?”
En SST, lo que no se puede evidenciar, no existe frente a una auditoría. La trazabilidad documentaria es el puente entre la gestión real y la conformidad legal.
Invertir en ella no solo prepara a la empresa para SUNAFIL, la prepara para operar mejor, con menos riesgos y mayor control.
¿Tu sistema SST está listo para ser auditado o solo para cumplir en el papel?
