La Matriz de Requisitos Legales no genera procedimientos, Genera preguntas.
En muchas organizaciones, la Matriz de Requisitos Legales termina siendo un documento estático: una lista de leyes, reglamentos y artículos que se actualiza periódicamente para cumplir con un requisito de auditoría.
Sin embargo, ¿alguna vez se ha preguntado cómo un artículo de una norma termina convirtiéndose en un procedimiento, un formato o un registro dentro del Sistema de Gestión?
La respuesta es sencilla: no ocurre por sí solo.
Lo que realmente hace una Matriz de Requisitos Legales no es generar documentos; genera preguntas.
Veamos un ejemplo.:
Supongamos que un requisito legal establece que el empleador debe capacitar a sus trabajadores en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. La norma no indica cómo hacerlo. No entrega un procedimiento, ni un formato de asistencia, ni un cronograma anual. Lo único que establece es una obligación. Es aquí donde comienza el verdadero trabajo del Sistema de Gestión.
La organización debe responder preguntas como:
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- ¿Quién será responsable de planificar las capacitaciones?
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- ¿Cómo se elaborará el Programa Anual de Capacitación?
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- ¿Con qué frecuencia se realizarán?
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- ¿Cómo se registrará la asistencia?
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- ¿Cómo se verificará que la capacitación fue eficaz?
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- ¿Qué evidencias se conservarán para demostrar el cumplimiento?
Cada una de esas respuestas termina materializándose en un procedimiento, un instructivo, un formato o un registro. Es decir, los documentos no nacen de la norma. Nacen de las preguntas que genera el requisito legal.
Lo mismo ocurre con cualquier otra obligación, si una norma exige investigar los accidentes de trabajo, la organización deberá responder preguntas como:
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- ¿Quién realizará la investigación?
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- ¿Qué metodología utilizará?
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- ¿Qué plazos deberán cumplirse?
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- ¿Cómo se registrarán las causas?
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- ¿Cómo se verificará el cierre de las acciones correctivas?
Nuevamente, las respuestas se traducen en procedimientos, formatos y evidencias. Por ello, una Matriz de Requisitos Legales no debería verse únicamente como un listado de normas, su verdadero valor radica en convertirse en la herramienta que orienta el desarrollo del Sistema de Gestión.
Cuando un requisito legal se interpreta correctamente, da origen a procesos, controles operacionales, registros, indicadores y evidencias objetivas que permiten demostrar el cumplimiento, en cambio, cuando la matriz se limita a identificar leyes y artículos, termina siendo únicamente un documento de consulta, y la diferencia es profunda, una identifica y la otra permite gestionar.
La próxima vez que revise su Matriz de Requisitos Legales, no se pregunte únicamente si contiene todas las normas aplicables.
Pregúntese algo mucho más importante:
¿Cada requisito legal de esta matriz ha sido transformado en acciones concretas dentro de mi Sistema de Gestión?, Porque, al final, cumplir la ley no consiste en conocerla. Consiste en demostrar, de forma objetiva y sistemática, que la organización la cumple.
¿Tiene dudas sobre la gestión de sus requisitos legales? Converse con nuestros especialistas y descubra cómo fortalecer su Sistema de Gestión.
