Matriz de Requisitos Legales : Tu Proteccion activa
Cada vez es más frecuente encontrar empresas que cuentan con una Matriz de Requisitos Legales (MRL) perfectamente estructurada, con leyes, reglamentos, artículos e incluso comentarios sobre su aplicabilidad. Sin embargo, durante una auditoría o una inspección de SUNAFIL surge la pregunta más importante:
¿Cómo demuestra la empresa que se cumple cada uno de esos requisitos?
Es aquí donde muchas organizaciones descubren que una matriz, por sí sola, no gestiona el cumplimiento.
Una MRL robusta no debería limitarse a identificar la normativa aplicable. Debería convertirse en el eje que articule todo el Sistema de Gestión. Entonces, un copiar pegar no nos ayuda para un cumpli – miento , nos pone contra las cuerdas al no poder demostrar en la practica lo que dice nuestra «realidad» documentaria.
Entonces, que se debe hacer? Primero identificar si nuestra matriz puede responder a las siguientes preguntas:
✅ ¿Cuál es la obligación legal específica?
✅ ¿Quién es responsable de cumplirla?
✅ ¿Qué procedimiento o control operacional asegura su cumplimiento?
✅ ¿Qué registros o evidencias objetivas lo demuestran?
✅ ¿Con qué frecuencia debe verificarse?
✅ ¿Cómo se evalúa su cumplimiento y qué acciones se adoptan cuando existen brechas?
Cuando la matriz responde estas preguntas, deja de ser un simple listado de normas y se convierte en una verdadera herramienta de gestión.
En mi experiencia realizando auditorias, puedo calificar los principales hallazgos en la matriz de requisitos legales como oportunidades de mejora :
- No se identifica la obligación específica de la empresa.
No basta con citar el artículo. Debe traducirse el artículo a una obligación concreta. - No se identifica la evidencia objetiva de cumplimiento.
Es decir, no se citan :- Acta de elección.
- Actas del comité.
- Reglamento interno.
- Registro de capacitaciones.
- No se identifica al responsable del cumplimiento.
Cada requisito debe tener un dueño. Ejemplo:- Jefe de SST.
- Recursos Humanos.
- Médico Ocupacional.
- Gerencia.
- No se determina con precision la frecuencia o periodicidad de control o actualizacion.
Muchos requisitos son periódicos. Ejemplo:- Mensual.
- Anual.
- Antes del inicio de actividades.
- Cada dos años.
- No se incorpora en la matriz el estatus o nivel de cumplimiento.
Una matriz sirve para gestionar. Ejemplo:- Cumple.
- Cumple parcialmente.
- No cumple.
- No aplica.
La Matriz de Requisitos Legales no es el fin; es el punto de partida del Sistema de Gestión.
Todo procedimiento, control, registro o evidencia orientado al cumplimiento legal debería encontrar su origen en ella.
En SECOMIN Consultores – Beyond Zero® creemos que el cumplimiento legal no consiste únicamente en conocer la norma, sino en demostrar, de manera objetiva y sistemática, que la organización la cumple.
Porque cumplir la ley no es tener una matriz. Es gestionar el cumplimiento.
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